انعکاس عملکرد مطلوب دستگاه ها، در اطلاعات سازمان یافته یا نیمه سازمان یافتة چرخه هایی است که فعالیت های دستگاه را در قالب اسناد خلق، مدیریت و نگهداری می کند و اعتبار چرخه ها وابسته به بازنمایی دقیق ، صحیح و اصیل از اسناد این فعالیت هاست. بنابر این بازیابی سریع ، آسان و دقیق اطلاعات می تواند موجب تقویت و صحت اقدامات دستگاه ها در راستای انجام وظایف اداری آنها باشد. دسته بندی، ایجاد نظم و یکپارچگی در سوابق که منجر به بایگانی صحیح آنهاست یکی از روشهای اصلی ، مطمئن و ضروری است که می تواند نقش بسیار مهم و حیاتی در تسریع، تسهیل، کاویدن و بازیابی اطلاعات در محیط های الکترونیکی و غیر الکترونیکی که بتواند بهترین نتیجه را نمایش دهد، داشته باشد.
وجود معیارهای شاخص گذاری شده در محیط های الکترونیکی -که البته از پیچیدگی خاصی برخوردارند – بسیار ضروری است و باید به گونه ای طراحی شود که بتواند با الگوریتم موتورهای جستجو سازگاری یافته و خزش این موتورها را در جستجو آسان کند.
بنابراین نوع بایگانی و روشهای بکار رفته در ایجاد بایگانی برای اسناد الکترونیکی از اهمیت بالایی برخوردار است.
بایگانی اسناد الکترونیکی
توضیحات
سرفصلها
در این دوره به معیارهای لازم برای ایجاد بایگانی الکترونیکی پرداخته می شود.
جلسه اول : کلیات
عناوين اجزاي آموزشي :
1- چرخه حیات سند
2- چرخه مدیریت سند
3- بایگانی
4- اقدامات اولیه در شناسایی بایگانی
5- اطلاعات نهفته در بایگانی ها
جلسه دوم: اسناد و حامل های آن
عناوين اجزاي آموزشي :
1- سیستم نگهداری اسناد
2- روابط بین منابع و مستندات
3- تعریف سند دولتی
4- تعریف سند الکترونیک
5- خصوصیات سیستم نگهداری سند
جلسه سوم: اصول آرشیوی در بایگانی
عناوين اجزاي آموزشي :
1- اصول مهم آرشیوی
2- اتوماسیون
3- فراداده
4- شاخصه های اجرا
5- سند اداری
جلسه چهارم: الزامات در ایجاد بایگانی الکترونیکی
عناوين اجزاي آموزشي :
1- تزاروس عملکردی
2- فراداده های تعیین تکلیف
3- جداول زمانی
4- نظارت بر اتوماسیون ها
5- تقویت نقش سازمان
6- تشکیل هاب ملی