انعکاس عملکرد مطلوب دستگاه ها، در اطلاعات سازمان یافته یا نیمه سازمان یافتة چرخه هایی است که فعالیت های دستگاه را در قالب اسناد خلق، مدیریت و نگهداری می کند و اعتبار چرخه ها وابسته به بازنمایی دقیق ، صحیح و اصیل از اسناد این فعالیت هاست. بنابر این بازیابی سریع ، آسان و دقیق اطلاعات می تواند موجب تقویت و صحت اقدامات دستگاه ها در راستای انجام وظایف اداری آنها باشد. دسته بندی، ایجاد نظم و یکپارچگی در سوابق که منجر به بایگانی صحیح آنهاست یکی از روشهای اصلی ، مطمئن و ضروری است که می تواند نقش بسیار مهم و حیاتی در تسریع، تسهیل، کاویدن و بازیابی اطلاعات در محیط های الکترونیکی و غیر الکترونیکی که بتواند بهترین نتیجه را نمایش دهد، داشته باشد.
وجود معیارهای شاخص گذاری شده در محیط های الکترونیکی -که البته از پیچیدگی خاصی برخوردارند – بسیار ضروری است و باید به گونه ای طراحی شود که بتواند با الگوریتم موتورهای جستجو سازگاری یافته و خزش این موتورها را در جستجو آسان کند.
بنابراین نوع بایگانی و روشهای بکار رفته در ایجاد بایگانی برای اسناد الکترونیکی از اهمیت بالایی برخوردار است.